Microsoft Teams: alle ins en outs

Microsoft Teams: alle ins en outs

Een tijdje geleden plaatsten wij een blog over veilig thuiswerken, wat velen van ons nu doen. Een van de onderwerpen uit de blog was Microsoft Teams, een online communicatiemiddel waarmee je op een makkelijke manier contact kan houden met je collega’s. Maar dit programma is meer dan alleen een handig communicatiemiddel. In deze blog gaan wij dieper in op de mogelijkheden van Microsoft Teams.

Over Microsoft Teams

Microsoft Teams is een onderdeel van Microsoft Office. In deze digitale werkruimte kun je zelf gemakkelijk teams samenstellen. Zo kun je snel en eenvoudig communiceren met je collega’s via chat, audio en video. Naast het contact in teams is contact met individuele personen natuurlijk ook mogelijk. Het is een gemakkelijke tool om online bijeen te komen. Zo kun je toch nog met elkaar communiceren en vergaderen, maar dan vanaf een andere (thuis)werkplek. Je kunt veilig inloggen vanaf elke willekeurige locatie, zodat je ook vertrouwelijke informatie veilig met elkaar kan delen.

Informatie delen

Via Teams kan je op meerdere manieren communiceren, bijvoorbeeld via chat, audio en video. Je kunt zelfs vergaderingen starten en opnemen. Dat laatste is vooral handig wanneer bepaalde teamleden niet aanwezig kunnen zijn bij een vergadering. Zo kunnen zij later de vergadering gewoon terugkijken, zodat ze ondanks hun afwezigheid toch op de hoogte zijn van de besproken punten en laatste ontwikkelingen.

Centrale plaats voor bestanden

Via Microsoft Teams is het mogelijk om op een gemakkelijke manier informatie te delen. Je kunt verschillende ‘kanalen’ aanmaken, bijvoorbeeld voor verschillende afdelingen. Zo krijgt iedereen de informatie te zien die relevant voor hem of haar is. Handig aan Microsoft Teams is dat je bestanden met elkaar kunt delen en ook gezamenlijk in een online bestand kunt werken. Doordat het een online bestand is, ziet iedereen die het bestand opent automatisch de laatste versie. Geen gedoe meer met verschillende versies dus! De bestanden zijn daarnaast voor iedereen gemakkelijk terug te vinden, omdat deze op een centrale plaats worden opgeslagen. Bestanden kunnen worden gedeeld vanaf het apparaat zelf, maar ook vanuit Google Drive, OneDrive, Dropbox & Box.

Planner

In Microsoft Teams is er ook een planner beschikbaar. Het voordeel van deze planner is dat de taken die gedaan moeten worden overzichtelijk blijven. Verder kunnen alle teamleden de planner bekijken, waardoor iedereen op de hoogte is van de taken en weet wie waar mee bezig is.

Externe personen

Een ander voordeel van Microsoft Teams is dat je externe personen kunt toevoegen aan een team. Op deze manier kan je ook met klanten, relaties of partners eenvoudig communiceren. De externe personen worden getoond met hun naam, met daarachter de vermelding ‘gast’.

Uitbreidingen

Om de functionaliteit van Teams te vergoten, kun je een koppeling maken met verschillende apps. Denk hierbij aan planners, klantbeheersystemen en analyseprogramma’s.

Heb je nog hulp nodig?

Je kunt ons al je je vragen stellen over Microsoft Teams en de inrichting daarvan. Wij helpen je graag. Neem telefonisch contact met ons op via 0547 27 33 63 of stuur ons een mail: info@reggestad.nl